ده روش برای بهبود مدیریت موجودی کالا
مدیران ارشد مالی و اجرایی به اهمیت مدیریت موجودی کالا پی برده اند. حتی دقیق‌ترین مدیران نیز اجرای این امر را مشکل می دانند. تصمیم گیرندگان اغلب بر معیارهای خارجی تمرکز دارند که به هیچ وجه چشم‌اندازهای مورد انتظار را ارائه نمی دهد و فرضیات عملیاتی را در نظر می‌گیرند که به مسیر غلط منجر می شود.
دو مورد از اشتباهات رایج به این شرح است: افزایش دقت پیش بینی‌های فروش بهترین راه برای کاهش موجودی کالا در انبار است؛ و تقویت سرویس دهی به مشتریان، به نگهداری موجودی کالای قابل دسترس بیشتری احتیاج دارد. درعمل هر دو راه به اشباع یا کمبود موجودی کالا در انبار منجر می شود.
همان طور که اغلب مدیران اجرایی مطلع‌اند، به دست آوردن مقدار مناسب موجودی انبار ضروری است، زیرا نه تنها هزینه‌ها را کنترل می کند بلکه معیاری برای تعیین سلامت کل شرکت است. تامین‌کنندگان برتر قادرند سطح موجودی کالا را با استفاده از ابزارهای تحلیلی بین 20 تا 50 درصد بهبود دهند و در نتیجه صرفه‌جویی فراوانی داشته باشند.
ده پرسش برای تعیین موجودی کالای مناسب برای شرکت وجود دارد. این پرسش‌ها جهت ارزیابی میزان اثربخشی فرآیندهای کاهش موجودی به علاوه کارآمدی و گستره تلاش‌ها در این راستا طراحی شده‌اند.
چک کردن ضربان موجودی
آیا قادرید موجودی عملیاتی خود را در در سه سطح موجودی مورد نیاز برای حفظ امنیت [تولید یا فروش]، نیاز به تامین مجدد و موجودی مازاد تقسیم کنید؟
این تقسیم بندی تصمیم گیری درباره میزان مناسب موجودی برای هر یک از این سطوح را امکان پذیر می سازد و در تعیین حداقل ایمن موجودی مورد نیاز برای رویارویی با عدم اطمینان و مشکلات تولید و زنجیره تامین کمک‌کننده است. همچنین، مقدار دقیق سفارش مجدد را مشخص می‌کند و به شرکت ها برای جلوگیری از انباشت کالای اضافی کمک می کند.
آیا شرکت شما از موثرترین روش برای محاسبه سطوح ایمن موجودی کالا استفاده می کند؟
آیا از فرمول‌های آماری برای تعیین پیش بینی فروش و زمان‌های مورد احتیاج تولید و برنامه‌های تولیدی و یا اطلاعات سطح خدماتی برای هر واحد تولیدی استفاده می کنید؟ یا از قوانین سرانگشتی مانند این که تولیدات کارخانه‌مان نیاز به 15 روز موجودی احتیاطی دارند؛ استفاده می‌کنید؟ مشکل این نوع محاسبه سرانگشتی این است که متکی به محصولاتی‌اند که بیشترین عدم اطمینان را در عرضه به بازار دارند.
مدیران عملیاتی کارآمد از فرمول های استاندارد آماری استفاده می‌کنند که هر محصول را به طور جداگانه مورد توجه قرار می‌دهد.
آیا سطوح ایمن موجودی را براساس قاعده‌ای منظم از نو محاسبه می‌کنید تا از به‌روز بودن‌شان مطمئن شوید؟
تامین‌کنندگان منظم، حدودا هر 3 الی 6 ماه محاسبات خود را برای اطمینان از این که تصمیمات بر اساس صحیح‌ترین اطلاعات اتخاذ شده اند، به روز می کنند.
چه کسی درباره سیاست‌های موجودی کالاهای کلیدی، مانند سطح موجودی لازم برای برقراری تعادل مناسب بین ارائه خدمات به مشتریان و تحلیل هزینه-اثربخشی موجودی کالا تصمیم‌گیری می‌کند؟
برخی تصمیمات درباره سطوح موجودی کالا اهمیت استراتژیک دارند. بنابراین به جای تکیه بر تامین‌کنندگان برای تصمیم گیری، مدیران نیاز به اظهارنظر مشخص در مورد نتایج بنیادی تاثیرگذار بر موجودی کالا دارند. (هر موردی از تعیین میزان صحیح و پیچیدگی محصولات سفارشی تا ماشین آلات بهینه و توزیع.)
چه کسی دفعات بهینه برای سفارشات تولید را تعیین می کند؟
- یک تیم فراواحدی و چند وظیفه‌ای
- فقط مدیران برنامه ریزی تولید و یا مدیران منابع
چندین فاکتور بر برنامه ریزی موثر تولید اثر دارند. برای مثال کمپین های بازاریابی می توانند نقشی موازی بخش تامین منابع داشته باشند. بنابراین یک تیم فراواحدی و چند وظیفه‌ای باید تنظیم و زمان‌بندی سفارش‌ها و برنامه ها را انجام دهد.
اگر مجموعه شما به تنهایی تصمیم‌گیرنده و تاثیرگذار نباشد، چگونه جریان سفارشات و موجودی محصولات را تعیین می کنید؟
به طور ایده آل دو عامل وجود دارد: شرکت ها باید محاسباتی را مورد ملاحظه قرار دهند که به کاهش هزینه کل مانند هزینه های موجودی کالا و هزینه گردش موجودی می‌انجامد. به علاوه، آنها باید از جریان مذاکرات بین همه طرفین درگیر در این مسئله آگاه باشند و عوامل حادثه‌زاد از قبیل عدم قطعیت‌هایی مانند هوای نامساعد را هم در نظر داشته باشند.
آیا مقدار سفارش بهینه و جریان محصول براساس قاعده ای منظم به عنوان بخشی از فرآیند بهبود مستمر محاسبه می شود؟
هرگاه موجودی کالا را کاهش دادید، باید فرآیندهایی را برای تداوم این روند کاهشی در طول زمان در نظر بگیرید. شرکت‌های مشاوره مانند بی‌سی‌جی از ابزارهای تحلیلی استفاده می‌کنند که اهرم های بیشتری را جهت کاهش پیوسته موجودی فراهم می‌آورد.
برای مثال به جای تلاش در جهت توسعه دقت پیش بینی فروش از 70 به تنها 75 درصد، یک تیم برای تمرکز بر زمان کاهش تولید محصول از تامین کنندگان آسیایی ایجاد می‌شود که ممکن است تاثیر بیشتری داشته باشد.
آیا نظارت منظمی بر موجودی اضافی یا از تاریخ گذشته دارید؟ آیا این مشاهدات به برنامه های عملیاتی هدفمند برای فروش ارزان این موجودی‌ها یا کاهش آنها مرتبط است؟
به طور معمول موجودی زائد و یا از تاریخ مصرف گذشته ناشی از پیش بینی فروش، برنامه ریزی یا استفاده از مدل تجاری غیرموثر است که نمی‌توانند چرخه های تولید و پیچیدگی محصول را به درستی اندازه گیری کنند.
مسئولان موجودی کالا فرآیندهایی را برای مشخص ساختن چگونگی ایجاد موجودی کالای زائد وضع می‌کنند و سپس برنامه ای عملیاتی برای کاهش قیمت فروش برخی نمونه ها توسعه می‌دهند. برخی مواقع، اهمال در ثبت موارد به ساخت بیش از حد محصولات و موجودی‌هایی منجر می شود که در طول زمان منسوخ می‌شوند.
آیا آنالیز ریشه ای عیب ها را بر موجودی زائد و منقضی اعمال می کنید و مطلع هستید که چگونه آنها را به برنامه های عملیاتی که مانع از تولید موجودی اضافی می شود مرتبط کنید؟
شرکت های با مدیریت کارامد موجودی کالا دو اقدام مرتبط با برنامه های عملیاتی را ایجاد می کنند:
اولین اقدام علل ریشه ای را تعیین می کند و راه هایی را که موجودی زائد جدید و منسوخ را کاهش می دهد شناسایی می کند.
دومین اقدام بر فروش کارآمدتر این دسته از موجودی‌ها متمرکز است. این اقدام‌ها لیستی از محصولات زاید و تاریخ مصرف گذشته را برای تیم فروش فراهم می سازد تا مطمئن شوند که در حال کاهش موجودی اضافی خاصی هستند.
آیا تمام موارد بالا را برای انواع تولید (کالای نهایی، مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و موجودی ذخیره) در تمام بخش های سازمان به کار می برید؟
یکی از عمومی ترین اشتباهات که توسط سازمان‌ها انجام می شود توجه صرف به بخشی از کالا (عمدتا کالای نهایی موجود در انبار) است. با این حال مواد خام، کالای در جریان ساخت و قطعات یدکی و کالاهای موجود در خرده فروشی ها 50 درصد از کل را تشکیل می دهند.
در نتیجه آنها پتانسیل های صرفه‌جویی را از دست می دهند. تهیه نقشه سازمانی از تمام موجودی ها به اولویت بندی تمام مسیرهایی که به کاهش موجودی می انجامند منجر شده و تمام تکنیک هایی که در این مقاله ذکر شده‌اند را به کار می‌گیرد.
تعیین سلامت شرکت از حیث موجودی کالا با پاسخ به 10 پرسش فوق، شما را برای دستیابی به فرصت هایی مهم از طریق تنظیم هزینه ها و دارایی و ایجاد پتانسیل برای دستیابی به سطوح بالای فروش آماده می سازد. آن چه که غالبا فراموش شده است بررسی نبض موجودی کالای شماست که می تواند اهرمی برای توسعه مالی شرکت باشد.
مترجم: مسعود احسانی _گروه پژوهشی صنعتی آریانا
